ふむブログ

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個人事業、ガジェット、趣味、テクノロジー等気まぐれに発信していきます。

論点を明確にしよう!会議・打ち合わせの効率化

ふむです。

 

今回は、仕事上での会議やミーティングなどをより効率化するために重要な、「論点を明確にする」ことについてお話します。 

 

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なぜ論点を明確にすることが重要か

論点を明確にすることとは、「論点」が意思疎通の場において参加メンバーに「共有」されている状態のことです。

 

これは主に以下の2つの理由からです。

 

結論を出すまでの時間を短縮する

理解に齟齬をなるべく生まない

 

なぜ上記が理由となるか?をまずは論点とはなにか?から順に説明したいと思います。

 論点とは問題点、の先にある「結論と判断基準」

そもそもここで言う論点とはなにか?一般的には、

 

論点

議論の中心となる問題点。「論点から外れる」

※goo国語辞典https://dictionary.goo.ne.jp/word/%E8%AB%96%E7%82%B9/

 

議論の対象となっている問題点。 「 -を明確にする」 「 -がぼやける」


※出典 三省堂大辞林 第三版について 情報 

https://kotobank.jp/word/%E8%AB%96%E7%82%B9-664106

 

とあります。上記の様に問題点のことを指すというのが一般的ですが、少し私なり解釈すると、問題点のその先にある「結論(決定したいこと)とその判断基準が何であるか?」という事です。その他に、その話題の背景や経緯、それを裏付けるファクトがあります。

また、意思疎通の場に参加するメンバーに「論点が齟齬なく共有されていること」も合わせて望ましいと言えます。これにより、参加メンバーが結論とそこへ至る過程について同じ方向を向いて会話ができることになります。 

 


なぜ、結論を出すまでの時間を短縮する、ことに繋がるのか?

 仕事上の同僚や上司、仕事の後輩、引き継ぎ先のメンバー、プライベートでも家族、友達など意思疎通を図ろうとする場面はいくらでもあるかと思います。

赤の他人であろうと、素人であろうと熟練の先輩であろうと目線の違う上司であろうと、論点を明確にし、これから何についてどこを目指して話しをするのか?を先に共有することで、話の発散やそもそも論といったようなことが起きにくくなり結果として、理解にかかる時間が短くなると考えます。

 

なぜ、理解に齟齬をなるべく生まない、ことに繋がるのか?

いくら会話・資料を用いても、対話の中では話が逸れてしまう、議論が発散してしまう場面はそれでも尚あると思います。

そこで、論点が共有されていると、「逸れている」「発散している」ことがわかりやすく、また、元の論点に戻ってきやすくなります。たとえ話が逸れていなくても、要所において、論点を再確認することで、結論とそれを導き出した判断基準について、その場の人と理解は自然と同調されてくるはずです。

 

資料は必要か?

資料はあくまで会話による意思疎通の補助ツールです。会話はかなりのスピードで話が進んで行きますし、自分で話を理解しつつ他人の発言等にも耳を傾けなければいけません。

また、会話だけでは時間が経つことで、論点を「忘れ」たり、「曖昧」になってしまうことも考えられます。また齟齬が無いと思ったが実は大きな勘違いをしていた、という危険も高まります。

このとき、会話とともに資料を付け加えることで、理解する負荷や、振り返り(の時間短縮)等に繋がると考えます。

 

資料を作るなら見た目は大事

論点が明確でいて、それが理解されている状態であれば、見た目より、文書構成・順序を気をつければ、Wordのような資料でも良いと思います。

論点や決定事項を強力に印象づけるにはプレゼンをする場面も出てくると思いますが、プレゼン資料としてパワーポイントを使う場合は、見た目は相当気にしたほうがいいです。見栄えや構成が会話とチグハグだと返って、理解を困難にしてしまう可能性もあります。

逆に言えば、見た目を気にするというのは、自身が伝えたいことをより正確に補足しようと意識することになり、結果自身の考えの整理や伝え方・伝わり方の勉強にもなりますので、折角なら資料を作り見栄えもこだわってみるのが良いと思います。

 

私が参考にしたYuta Morishigeさんの説明資料です。

資料・説明からみて非常に要点がわかりやすくものすごく勉強になります。

https://www.slideshare.net/yutamorishige50/ss-41321443

 

 最後に

いかがでしたでしょうか?今回論点の話をしましたが、誤解していただきたくないのは意思疎通には「会話」が必要であり、その効率化のための道具として「論点を明確にする」ことが大事という話でした。

個人的には必須と思いますが、論点の明確化のために資料を作ることはオススメです。アウトプットするという事は自分の理解に非常に役に立つため論点の明確化には資料へアウトプットはうってつけです。

 

皆様の仕事に少しでも役立てば幸いです。

 

祝!月間アクセス100突破!

ふむです

 

遅ればせながら、2020年5月末に月間ブログアクセス数が100回を突破いたしました!

ふむブログにアクセスしていただきました方、心より御礼申し上げます(_ _)

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早一ヶ月

ブログを2020年4月25日に開設してから早一ヶ月が経ちました。投稿数は合計8本と週一程度の投稿となっています。

 

アウトプットする大切さ

「Output-Driven Learning(アウトプットから始める学び)」。経験を自分のものにするには、見て聞いて実施して、最後にアウトプットすることが大事だと思います。

アウトプットできる環境に身を置き試行錯誤することでより学びが深くなる。私もブログを始めたり、自社内の勉強会の講師を担当したり、と今年はアウトプットの年にしようと考えてます。

特に、自身のアウトプットに対する厳しい指摘など、「目的=自身の成長」と捉えれば何ら問題なくなってくることを実感しています。

 

文章力は上がったか?

「上がった」と思います。。客観的な話ですので、自身がどうこう思っても評価自体はブログを見ていただいた方の目線となると思います。

が、文書構成やマインドセットの作り方、論点など人生に有意義な経験をしている実感はあります。

 

最後に

また、当ブログの開設のキッカケである「個人での資産運営会社建設」ですが、特に利益を上げてはいませんw が、これから経費申請や年度末の会計処理など未体験の手続きもあります。こちらも実体験を元にした個人での会計処理など、今後書いていければと思っています。

 

これからも皆様のお役に立てる話題を中心にブログを続けていきたいと思います。

 

 

Amazonはなぜプレスリリースを先に作るのか?

ふむです。

 

Amanazonはプレスリリースを書いてからプロダクト・サービス開発をしていく。ということを自社内の研修で知り興味が湧いたため、その目的や内容についてご紹介します。

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なぜプレスリリースを先に作るのか?

ミッション

amazon のミッションは「地球上でもっともお客様を大切にする」です。

すべてのプロダクトはこのミッションを達成するためであり、具体的に実現するための手段として「Working Backwards」という考え方/メカニズムを用いています。

 

お客様起点の逆算思考

 

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Working Backwards」は逆算思考であり、まずお客様を起点に、5つの質問からプロダクトを考えそれをプレースリリース化し、それを元にFAQを練り、ビジュアル化してお客様体験を詰め行くことで実際のプロダクト・サービスを作り上げていくというメカニズムです。

 

<5つの質問>
1. お客様は誰ですか?
2. お客様が抱える課題や改善点は明確ですか?
3. お客様が受けるメリットは明確ですか?
4. お客様のニーズやウォンツをどのように知りましたか?
5. お客様の体験が描けていますか?

第3回 Start UP :「MaaS 顧客体験アプローチ Working Backwards」

 https://consortium.monet-technologies.com/event/20191113

 

 

なぜ要件定義やパワポのプレゼンではないのか?

 作成されたプレスリリースは飾ったPowerpointやスライドは使わない。顧客目線を意識しながらプロダクト・サービスの完成形をイメージする意味がある。

 

企画会議では、6ページにまとめられたプレスリリースを模した資料を用意するらしい。それを、出席者が最初の20分をかけて読むことから始まる。パワーポイントなどスライドは使わない。これは、最初からプレスリリースの形にすることで、プロジェクトの完成形を作り上げ、さらに顧客目線を意識させる狙いらしいが、会議の冒頭で、出席者が資料を読むために20分間の沈黙を続けるというのはなかなか聞いたことがない。

「amazon 世界最先端の戦略がわかる」より

 

要件定義や、パワーポイントによるプレゼンが悪いというわけではない。 プレスリリースのほうがより「お客様目線での完成形」が意識できるということこそ、プレスリリースによる企画が素晴らしいところだと考えます。

 

組織の原動力

PMはロケーションもマーケットへの理解度も違う他国のTPMたちを動かさなければならない立場にあります。その中で誤解なく意思疎通をしようとなると、やはり「カスタマーにとっての利点は何なのか」を明確にするのが最も分かりやすい、ということになる。

そして、作ったプレスリリースが他のPMやシニアバイスプレジデントなどにも閲覧され、揉まれていくプロセスを通じて、「どの企画を先に取り組むべきか?」という会社全体での優先順位付けも進んでいく。 

「すべてプレスリリースから考えよ」アマゾンジャパンのPMに学ぶ仕事の流儀とキャリア展望【及川卓也のプロダクトマネジャー探訪】(https://type.jp/et/feature/2191/2)

 

そのプロダクトに関わる全ての人がカスタマーが喜んでいる姿を想像する。すごくワクワクすると思います。

特にシステム開発において、システム部門の顧客とはユーザー部署になりがちです。無論請負開発であれば、契約先のユーザー企業ということになりますが、少なくとも、エンドユーザー=本当のカスタマーに思いを馳せてはいけない理由はありません。

 

 

プレスリリースのフォーマット

amazon での プレスリリースのフォーマットを紹介します。

厳密には"Internal" press releaseとして社内向けのフォーマットのようです。(日本語訳しています。)

1) Heading(大見出し):ターゲット顧客が理解できる言葉でプロダクトを命名する。
2) Subheading(サブ見出し) :誰がどんなベネフィットを得られるかを1行で記述する。
3) Summary(サマリ):プロダクトとベネフィットを簡潔に記述する。
4) Problem(課題):プロダクトが解決する問題を記述する。
5) Solution(ソリューション):プロダクトがどうやって鮮やかに課題を解決するかを記述する。
6) Quote from You(提供側の声):プロダクトを提供している側からの声を記述する。
7) How to Get Started(始め方):使い始めるのが簡単であることを記述する。 
8) Quote from Customer(顧客の声):顧客(仮)がどうベネフィットがあったかを記述する。
9) Closing and Call to Action(クロージングと行動の呼びかけ):まとめと、読み手に次にすべきステップを記述する。

Amazon Has a Secret Weapon Known as "Working Backwards"--and It Will Transform the Way You Work

https://www.inc.com/justin-bariso/amazon-uses-a-secret-process-for-launching-new-ideas-and-it-can-transform-way-you-work.html

 

リーン・プレスリリースの事例

実際に、プレスリリースを早期に打ち出すことで差別化を図ろうとしている事例も在るようです。

『プレスリリース』は、新サービスの発表や新機能のリリース時に配信されることが多く、日経新聞などの大手メディアに掲載されることを狙ったり、ユーザ獲得、資金調達をやりやすくするなどの目的で活用される。

プレスリリースの新しい潮流。「想い」を伝える「リーン・プレスリリース」とは

https://type.jp/et/feature/2191/2

 
おすすめ書籍

amazon式の仕事は知れば知るほどためになる最先端の思考で溢れています。私が参考にしている書籍をいくつかご紹介します。

 

 

 

 

最後に

いかがでしたでしょうか?一般的には新規事業などのプロダクト開発の立ち上げ時を想定するものですが、逆に無い場合はカスタマーを本当に意識した企画ではないかもしれません。

私も実業務の中でプレスリリースを意識したアウトプットを作成している真っ最中であり、書けば書くほど気づきがあることに驚きます。

皆様の仕事に少しでも役立てば幸いです。

 

仕事の効率を上げる!6つの習慣を付けよう!

ふむです

 

今回は、日々の業務やテレワークに限らず仕事の効率を上げて快適にするための「6つの習慣」についてご紹介します。

 

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早寝早起き

 理由は2つで、まずは早寝の習慣=「余計なことをしなくなる」からです。余計なこととはズバリ「テレビ」や「youtube」などを見なくなることです。

「テレビ」や「youtube」が悪という気は無いですが、自身の睡眠時間を削り、休息時間をあえて削ってまで見る必要は果たしてあるでしょうか?

早寝ができると、必然早起きになってきます。

2つ目は、早起きにより、自身が集中できる時間が増えるということです。誰もまだ起きてない静かな環境で、今日一日のタスクを纏めるもよし、音楽を聞いてリラックスするもよし、早めに仕事に取り掛かって、夜時間を作るもよし。と良いサイクルが出来上がってくるはずです。 

 

朝風呂

人間は寝ている時間、コップ一杯程度の汗を書くそうです。朝風呂に入ることで汗を流し、より頭を覚醒させることができます。

 

一杯の水

水分補給に加え腸の動きをよくし、自律神経も整える効果が期待できます。私はもっとシンプルに電車に乗る前に便を済ませたい。という思いからなるべく起きてすぐ内蔵を起こし、便を促せるように実施しています。(電車の中でお腹が痛くなるとキツイですよね。。。)

 

カーテンを開ける

人間の体内時計の調整に太陽光を利用する話は聞いたことがあると思います。

実際にテレワークを始めた当初はカーテンを開けずに業務していたのですが、開け始めてからの早朝の効率は断然違うと感じます。やはり部屋の光より、太陽光のほうがずっと明るくて効果が高いと思います。

 

最後の2つは特にテレワーク時にオススメ。

 

7時に業務開始する

シフト勤務の仕組みがある会社に勤めている方であれば、騙されたと思って実施してみてください。理由は2つあります

1つ目は、誰にも声や、メール、チャット、メンションが来ない環境での業務かつ早朝はメチャクチャ捗ります。午前は自身の仕事、午後は会議等に比重を置くようなタイムスケジュールにすると良いと思います。

2つ目は、終業を意識します。これまで通りの感覚だと残業時間が更に増え、心身への負担の増加や、36協定に抵触してしまい、会社から怒られる、などの弊害が出てきてしまう。あえて早朝シフトに変更することで、早朝の効率の良さに気づき、ダラダラ残業せずにいっそ思い切って切り上げて翌日に回す勇気が出てきます。

 

身だしなみを整える

これは特にテレワークに置いて重要かと思います。いい意味で「形から入る」という事であり、会社に出勤するのと同じ様に、ひげをそり、髪を整え、シャツを着て作業する。流石にスーツを着る必要はなく、部屋着をやめて外に出ても恥ずかしくない格好にしましょう。という意味です。

 

 最後に

いかがでしたでしょうか?ぜひ何か1つでもお試しいただき、皆様のお役に立てれば幸いです。

 

仕事の効率を上げる!HHKBが最高に使いやすい

ふむです。

 

今回は私が愛用するキーボードである「HHKB Professional HYBRID Type-S 日本語配列/墨 」をご紹介します。

 

HHKB 

 

HHKBについて

HHKB

こちらが今回オススメする「HHKB Professional HYBRID Type-S」です。静電容量無接点方式、押下圧45gの疲れを感じさせない打鍵感に、コンパクトながらキーピッチ19.05mmを確保しキー間隔も非常にタイピングしやすく、USB接続とBluetooth接続(4デバイス登録可能)に対応したところが魅力的なキーボードです。

 

 

最強のメリット - とにかく疲れない!

私は今、「HHKB Professional HYBRID Type-S」を愛用しています。

伝統の「静電容量無接点方式」による「押下圧45g」ですが、非常になめらかかつ負荷の少ない押し心地です。本当に塵積ですが一日中キーボードを叩く仕事だと、明らかに疲労が軽減されます。それは身体的な物以外にも、「ストレス」と言う名の心の疲労も軽減されているからだと考えます。

 

静電容量無接点

 

一日のタイピング数は3,000~4,000回、多い方で10,000回以上あるそうです。また、一般的なメンブレン機構のキーボードでは押下圧60g程度あるそうです。 

仮に、5,000回と10,000回で比較したら、7,5kg , 15kgと指への負担は大きな差になります。

タイプ数(日)

HHKB(45g)

一般的な

キーボード(60g)

5,000回

225,000g

300,000g

75,000g(7.5kg)

10,000回

450,000g

600,000g

150,000g(15g)

「静電容量無接点方式」によるなめらかな打ち心地のおかげで、更に体感は軽く・ストレスなく感じます。

 

 

Fnキーの配置が絶妙に使いやすい

Fnキー+F1~F12キーの利用や、Controlキーの場所(ShiftとTabの間にある)、Enterキーのサイズが特に気に入っています。

 

おすすめの設定 - Google IMEのキー設定による日本語<>英字の超速切り替え

通常のキーボードの場合、日本語<>半角英字の切り替えを左上の「半角/全角-漢字」キーで行っていると思います。

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GoogleIMEの機能で以下の「Muhenkan」キーに「IME無効化」を割り当てること両手の親指で全角日本語と半角英字を変更することができます。

 

 

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Google IME のプロパティを開き、キー設定>編集の、 「Muhenkan」に「IMEを無効化」を割り当てます。 

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すると、両手の親指で「半角英字」と「全角日本語」を瞬時に切り替えれるようになります。 これめっちゃ楽になるので超オススメです!

 
持ち運びたくなるコンパクトさ!

カフェなどでちょっと勉強(決してドヤりたいのではない)したいとき、わざわざHHKBを持ち運んでるふむですが、それほどの価値を感じています。600gを切る軽さでサイズもA4の半分程度しか無いため持ち運びでかさばりが気になったことはありません。Zoff PC (メガネ) や MX Ergo (マウス) と比べるとコンパクトなことが伝わると思います。

 

複数デバイスも爆速切り替え可能

自宅では2台のPCを有線とBluetoothで接続しています。Fnキー+Cntorolキー+[1,2,3,4,0]の5つのキーで切り替えを瞬時に可能です。

 

価格はやはり高いが、一生モノと思えば割安?

はっきり言えば、人生において相当な割合を占めるであろうタイピング作業における、作業負荷・ストレスを考えたら、全く割安だと思います。

無論単純な値段で言えば3万円はくだらないため、高い部類だと思っていますが、それを補って余りある良いところがHHKBにはあります。

 

最後に

いかがでしたでしょうか?私も最初は値段に驚き、避けていましたが実際に利用する機会があり、その使い心地に感動してからというものHHKBを愛用しています。購入に悩んでる方の後押しと慣れれば幸いです。

 

 

 

 

 

物を整理して人生に身軽になろう!

ふむです。

 

今回は、人生を楽しく生きるための「物の整理」についてお話します。

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ミニマリストの方のYoutubeや、堀江貴文さんの著書「捨て本」を見て、ものに溢れた生活を見直したいと思ったことがきっかけで「物を整理」する習慣をつけるようになりました。 

もともと、私自身は整理・整頓が得意な方ではなく、定期的に大掃除し整理しては、そこからまただんだんものが散らかっていくという有様でした。

  

物が整理できると人生が楽しくなる

物が整理できるとそれだけ、行動を縛る要因が減り、結果自分の時間をより有意義に使える、使えるチャンスが増える。ということになります。

 

物の整理とは「捨てること」

端的に、ここで言う物の整理とは「捨てること」です。「整理」という言葉には「不必要なものを取り除く」という意味があります。

一方、「整頓」という言葉には「散らかり乱れている物を、きちんとかたづけること。また、そうして整った状態になること。」という意味があります。

 

形があるもの・無いもの

「もの」とは、特に形あるものをイメージしますが、形あるものに対する思い入れ・記憶も忘れては行けない要素です。

物の整理とは、形あるものと見えて、実は思い入れや記憶など形が無いものを整理するということのほうが大事です。

 

堀江貴文さんも著書の中で「あなたが愛しているほどに、モノの側は、あなたを愛していない。」と言っている通り、ほとんどが人間側の「執着」だったり、「いずれ必要になるかも」といった「不安」だったりすると思います。

 

決断や行動を縛る

なぜ整理するのか?端的には物に縛られる=思い入れや記憶に縛られることになるからです。

思い入れや記憶に縛られ、物が整理できないと、

・それを置くスペースが必要となる

・本当に必要なものを見失う

・選択するという時間が増える

・すでに満たしているのに重複して物を買ってしまう

というようなリスクを取ることになります。

 

行動が人を変える

という私も、冒頭話したとおり「物の整理」が苦手な部類でした。

が、実際に思い立ち、家族に相談し整理を開始したところ、膨大な「不必要な物」がでてきました。(ダンボール10箱分くらいの服や雑貨)

 

メルカリなどのフリマアプリなどを利用し、不必要な物がお金に変わることや、普段使わなかったフリマアプリを利用する、といった経験値も増えました。

何より「心」がスッキリと軽くなったような感覚があります。

 

明日からできること

おすすめは、1回でやらずに複数回に分けて整理をしてみることかと思います。

ただし、一回目は思い切って整理してみること。その体験が2回目、3回目の継続に繋がっていきやすくなります。まずは1回目を思い切ってやってみましょう!

 

 

 

PDFの編集!Offices Wordで編集するコツ

ふむです。

PDFでダウンロードしたフォーマットをマイクロソフトのWordで編集する方法をご紹介します。PDFファイルはAdobe Acrobatで編集可能ですが、マイクロソフトのオフィスソフトである「Word」が入っていれば、表記崩れが極力無い形で編集が可能です。

 

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以前、投稿した「個人で資産管理会社(合同会社)を設立するための手順」でも私自身が利用した方法になりますのでご参考になれば幸いです。 

humu.hatenadiary.jp

 

ChromeでPDFを開く

目当てのPDFをChromeで開きます。

以下のように右上にアイコンが有ることを確認してください。

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保存は「Microsoft Print to PDF」で行う

先程のアイコンを押し、「Microsoft Print to PDF」で印刷を行います。

保存先のフォルダを指定するダイヤログが出ますので、保存先を指定してください。

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保存したPDFを「Word」で開く

保存したPDFファイルを右クリックし、「プログラムから開く」>「別のプログラムを選択」をクリックし、「Word」を選択します。

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開く際に以下の様なエラーが出る場合がありますが、「OK」を押して進んでください。

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編集は「文字の挿入」で行う。

編集の際は、「挿入」>「図形」>「テキストボックス」を選択して任意の入力箇所に文字を挿入していきます。

※法人設立書などのPDFはブロックがかかっており直接編集はできないようです。そのため、画像としてWordファイルで編集しました。

 

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挿入した文字の「図形の書式設定」で、「塗りつぶしなし」「線なし」にします。

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最後に

プロテクトがかかっているPDFの編集も含め、ここで紹介した方法で編集可能になります。ただし、元のフォーマットを変更することは、問題になる可能性が高いため、あくまで手書きの代替手段として検討してください。