ふむです。
今回は、仕事上での会議やミーティングなどをより効率化するために重要な、「論点を明確にする」ことについてお話します。
なぜ論点を明確にすることが重要か
論点を明確にすることとは、「論点」が意思疎通の場において参加メンバーに「共有」されている状態のことです。
これは主に以下の２つの理由からです。
「結論を出すまでの時間を短縮する」
「理解に齟齬をなるべく生まない」
なぜ上記が理由となるか？をまずは論点とはなにか？から順に説明したいと思います。
論点とは問題点、の先にある「結論と判断基準」
そもそもここで言う論点とはなにか？一般的には、
論点
議論の中心となる問題点。「論点から外れる」
※goo国語辞典https://dictionary.goo.ne.jp/word/%E8%AB%96%E7%82%B9/
議論の対象となっている問題点。 「 －を明確にする」 「 －がぼやける」
※出典 三省堂大辞林 第三版について 情報
とあります。上記の様に問題点のことを指すというのが一般的ですが、少し私なり解釈すると、問題点のその先にある「結論(決定したいこと)とその判断基準が何であるか？」という事です。その他に、その話題の背景や経緯、それを裏付けるファクトがあります。
また、意思疎通の場に参加するメンバーに「論点が齟齬なく共有されていること」も合わせて望ましいと言えます。これにより、参加メンバーが結論とそこへ至る過程について同じ方向を向いて会話ができることになります。
なぜ、結論を出すまでの時間を短縮する、ことに繋がるのか？
仕事上の同僚や上司、仕事の後輩、引き継ぎ先のメンバー、プライベートでも家族、友達など意思疎通を図ろうとする場面はいくらでもあるかと思います。
赤の他人であろうと、素人であろうと熟練の先輩であろうと目線の違う上司であろうと、論点を明確にし、これから何についてどこを目指して話しをするのか？を先に共有することで、話の発散やそもそも論といったようなことが起きにくくなり結果として、理解にかかる時間が短くなると考えます。
なぜ、理解に齟齬をなるべく生まない、ことに繋がるのか？
いくら会話・資料を用いても、対話の中では話が逸れてしまう、議論が発散してしまう場面はそれでも尚あると思います。
そこで、論点が共有されていると、「逸れている」「発散している」ことがわかりやすく、また、元の論点に戻ってきやすくなります。たとえ話が逸れていなくても、要所において、論点を再確認することで、結論とそれを導き出した判断基準について、その場の人と理解は自然と同調されてくるはずです。
資料は必要か？
資料はあくまで会話による意思疎通の補助ツールです。会話はかなりのスピードで話が進んで行きますし、自分で話を理解しつつ他人の発言等にも耳を傾けなければいけません。
また、会話だけでは時間が経つことで、論点を「忘れ」たり、「曖昧」になってしまうことも考えられます。また齟齬が無いと思ったが実は大きな勘違いをしていた、という危険も高まります。
このとき、会話とともに資料を付け加えることで、理解する負荷や、振り返り（の時間短縮）等に繋がると考えます。
資料を作るなら見た目は大事
論点が明確でいて、それが理解されている状態であれば、見た目より、文書構成・順序を気をつければ、Wordのような資料でも良いと思います。
論点や決定事項を強力に印象づけるにはプレゼンをする場面も出てくると思いますが、プレゼン資料としてパワーポイントを使う場合は、見た目は相当気にしたほうがいいです。見栄えや構成が会話とチグハグだと返って、理解を困難にしてしまう可能性もあります。
逆に言えば、見た目を気にするというのは、自身が伝えたいことをより正確に補足しようと意識することになり、結果自身の考えの整理や伝え方・伝わり方の勉強にもなりますので、折角なら資料を作り見栄えもこだわってみるのが良いと思います。
私が参考にしたYuta Morishigeさんの説明資料です。
資料・説明からみて非常に要点がわかりやすくものすごく勉強になります。
https://www.slideshare.net/yutamorishige50/ss-41321443
最後に
いかがでしたでしょうか？今回論点の話をしましたが、誤解していただきたくないのは意思疎通には「会話」が必要であり、その効率化のための道具として「論点を明確にする」ことが大事という話でした。
個人的には必須と思いますが、論点の明確化のために資料を作ることはオススメです。アウトプットするという事は自分の理解に非常に役に立つため論点の明確化には資料へアウトプットはうってつけです。
皆様の仕事に少しでも役立てば幸いです。
